Ký kết hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Không chỉ rút ngắn khoảng cách, giảm thiểu chi phí phương thức ký hợp đồng này còn giúp doanh nghiệp có quản lý, lưu trữ hợp đồng hiệu quả, xây dựng quy trình quản trị doanh nghiệp chuyên nghiệp. Trong bài viết này, Thủ thuật PC sẽ thông tin đến bạn về quy trình ký hợp đồng điện tử và các phương thức ký hợp đồng điện tử thường gặp: ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử, qua email hoặc OTP…
> Xem thêm: [Hợp Đồng Điện Tử] Theo Quy Định Pháp Luật Việt Nam Hiện Hành {Cập nhập Mới Nhất}
1. Quy trình ký hợp đồng điện tử
Thông thường, quy trình ký kết hợp đồng điện tử sẽ diễn ra theo 3 bước sau:
Bước 1: Đề nghị giao kết hợp đồng điện tử
- Người dùng (bên đề nghị giao kết) tiến hành đăng nhập tài khoản trên hệ thống phần mềm ký hợp đồng điện tử.
- Tạo lập hợp đồng với đầy đủ các nội dung về điều khoản, quyền, nghĩa vụ của các bên.
- Xác định các luồng ký, thứ tự ký, vị trí ký, vai trò ký hợp đồng.
- Hệ thống tạo luồng ký tự động.
- Ký số và gửi hợp đồng cho đối tác/ khách hàng (bên được đề nghị giao kết).
Bước 2: Trả lời đề nghị giao kết hợp đồng điện tử
Bên được đề nghị sẽ trả lời về việc chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng:
- Người được đề nghị giao kết hợp đồng nhận email thông báo tự động, truy cập vào đường link (đường dẫn) đến hợp đồng mà không cần tài khoản đăng nhập trên hệ thống > nhập ID và pass của hợp đồng được gửi trong mail.
- Duyệt trước nội dung hợp đồng và tiến hành xác nhận đồng ý với những nội dung trong hợp đồng bằng cách ký số (có thể sử dụng chữ ký số, chữ ký ảnh, ký từ xa, chữ ký số tập chung HSM…).
Bước 3: Thực hiện hợp đồng điện tử
- Sau khi hoàn tất việc ký kết hợp đồng, hệ thống phần mềm hợp đồng điện tử sẽ gửi thông báo hoàn tất ký hợp đồng đến các bên. Lúc này, hợp đồng điện tử được lưu trữ và mã hoá giao kết hợp đồng.
- Các bên chuẩn bị các công đoạn (cung cấp hàng hóa, dịch vụ) theo như những điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng điện tử.
>> 📝 Hợp đồng điện tử E-Contract Là Gì? Quy Định Của Pháp Luật Về Tính Pháp Lý Của Hợp Đồng Điện Tử E-Contract
2. Các phương thức ký kết hợp đồng
2.1 Quy trình ký hợp đồng điện tử qua email
Bước 1: Người ký mở Email, truy cập đường link hợp đồng điện tử
Ở bước này, người dùng có thể truy cập để xem xét hoặc ký hợp đồng từ các thiết bị: máy tính, tablet, smartphone…Trường hợp người dùng muốn ký hợp đồng bằng USB token thì phải sử dụng máy tính để cắm thiết bị USB token phục vụ việc ký số.
Sau khi truy cập đường link hợp đồng, Hệ thống hiển thị giao diện như hình -> Nhập “ID văn bản” và “Mã tra cứu” đã được cung cấp trong email gửi đến -> Nhấn nút “Tra cứu” để hiển thị thông tin chi tiết hợp đồng cần ký.
Hệ thống sẽ hiển thị nội dung hợp đồng.
Bước 2: Xem xét hợp đồng
Xem xét hợp đồng điện tử là việc người dùng nhận được yêu cầu “Xem xét” hợp đồng cần rà soát và xác nhận đồng ý với nội dung hợp đồng trước khi ký hợp đồng điện tử
Bước 3: Ký hợp đồng
Ký hợp đồng điện tử là việc người dùng nhận được yêu cầu “Ký” hợp đồng cần rà soát nội dung hợp đồng và ký ảnh hoặc ký điện tử lên hợp đồng.
Ký hợp đồng điện tử: Giữa cá nhân và doanh nghiệp hoặc giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp.
– Hình thức ký
- Cá nhân: có thể sử dụng chữ ký số cá nhân (USB Token), Sim CA, chữ ký điện tử (vẽ tay, hình ảnh, OTP) để ký hợp đồng trên máy tính, tablet, smart phone ký hợp đồng điện tử.
Với cá nhân sử dụng chữ ký bằng mã OTP thì mã OTP gửi về Email hoặc SMS, sau đó cá nhân nhập mã OTP vào ô ký số và click xác nhận để ký hợp đồng. - Doanh nghiệp sử dụng USB token, chữ ký số từ xa, chữ ký số HSM để ký hợp đồng trên máy tính.
Với doanh nghiệp ký hợp đồng bằng chữ ký số thì cần tải phần mềm ký số về máy giải nén, cắm USB token, chọn đúng chữ ký số của doanh nghiệp nếu USB token chưa cài đặt thì cài đặt, nhập mã Pin và ký hợp đồng.
2.2 Ký hợp đồng điện tử bằng OTP
Hình thức ký hợp đồng điện tử bằng OTP phù hợp áp dụng trong việc ký hợp đồng với khách hàng/ người lao động thường không có chữ ký số, chữ ký điện tử.
Sau khi hợp đồng điện tử được bên lập hợp đồng khởi tạo và ký số trên hệ thống, hệ thống sẽ tự động gửi hợp đồng này cho người lao động/ khách hàng qua email/sms:
- Bước 1: Người lao động/ khách hàng nhận được email/sms thông tin tra cứu hợp đồng cần ký -> Nhấn vào link trong email/sms -> Nhập ID, mã tra cứu của hợp đồng.
- Bước 2: Kiểm tra nội dung hợp đồng -> Nhấn “Tôi đã đọc, hiểu, đồng ý với nội dung của văn bản điện tử này & thống nhất sử dụng phương thức điện tử này để thực hiện giao dịch“.
- Bước 3: Nhấn Ký số.
- Bước 4: Hệ thống sẽ thực hiện gửi mã OTP vào email/ số điện thoại mà anh/chị đã khai báo vtrước đó để tạo hợp đồng -> anh/chị nhập mã OTP nhận được để xác thực.
Hợp đồng lúc này có thêm chữ ký của người lao đồng. Anh/ chị có thể tải file hợp đồng về lưu trữ.
Anh/chị lưu lại thông tin tra cứu để có thể xem lại nội dung hợp đồng.
2.3 Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký điện tử (chữ ký ảnh)
Áp dụng với người lao động, khách hàng cá nhân không có chữ ký số
Sau khi hợp đồng điện tử được bên lập hợp đồng khởi tạo và ký số trên hệ thống, hệ thống sẽ tự động gửi hợp đồng này cho người lao động/ khách hàng qua email:
- Bước 1: Người lao động/ khách hàng nhận được email/sms thông tin tra cứu hợp đồng cần ký -> Nhấn vào link trong email/sms > Nhập ID, mã tra cứu của hợp đồng.
- Bước 2: Kiểm tra nội dung hợp đồng > Nhấn “Tôi đã đọc, hiểu, đồng ý với nội dung của văn bản điện tử này & thống nhất sử dụng phương thức điện tử này để thực hiện giao dịch“.
- Bước 3: Nhấn “Tạo ảnh chữ ký”, sau đó chọn nút Ký sốđể thực hiện ký.
Người dùng có thể lựa chọn ký số bằng chữ ký vẽ tay hoặc chọn ảnh chữ ký đã được lưu trên máy tính.
+ Trường hợp 1: Vẽ tay.
Ảnh vẽ được vẽ trong khung trắng sẽ là ảnh chữ ký được hiện thị trên hợp đồng cần ký.
Nếu anh/chị muốn thay đổi ảnh vẽ thì anh/chị có 2 cách:
> Cách 1: Nhấn Xóa để vẽ lại.
> Cách 2: Sau khí nhấn Ghi, anh/chị click biểu tượng bút vẽ để vẽ lại
Hợp đồng lúc này có thêm ảnh vẽ tay của NLĐ/ khách hàng.
+ Trường hợp 2: Chọn ảnh chữ ký được lưu trên máy dạng file ảnh có kích thước nhỏ hơn 5MB.
Nếu anh/chị muốn thay đổi ảnh upload thì anh/chị click biểu tượng bút vẽ để chọn lại ảnh.
Hợp đồng lúc này có thêm ảnh upload của NLĐ/ khách hàng. Anh chị có thể tải file hợp đồng về lưu trữ.
Anh/chị lưu lại thông tin tra cứu để có thể xem lại nội dung hợp đồng.
Trên đây là chi tiết về quy trình ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử, email, OTP. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn hiểu hơn về việc ký hợp đồng để lựa chọn phương thức ký hợp đồng phù hợp cho đơn vị mình.
>> Xem thêm: [Review] Top 5+ Phần Mềm Hợp Đồng Điện Tử Cần Thiết Cho Doanh Nghiệp Hiện Nay
Tìm kiếm liên quan đến ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử
- Hướng dẫn ký hợp đồng bằng chữ ký số
- Ký hợp đồng bằng chữ ký số được không
- Quy định về chữ ký trên hợp đồng
- Ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử
- Cách ký hợp đồng bằng chữ ký số
- Hướng dẫn cách ký điện tử
