Các phần mềm hợp đồng điện tử (HĐĐT) xuất hiện, dần thay đổi phương thức giao dịch, ký kết hợp đồng của rất nhiều doanh nghiệp. Trong thời đại chuyển đổi số, hướng tới văn phòng không giấy tờ, các phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết những hạn chế mà ký kết hợp đồng truyền thống còn tồn đọng. Vậy, doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm nào? Sau đây là top 5+ phần mềm hợp đồng điện tử chất lượng nhất mà thuthuatpc.vn đề xuất.
Hợp đồng điện tử là gì?
Hợp đồng điện tử còn được biết tới cái tên E-Contract là viết tắt của cụm từ tiếng Anh: Electronic Contract. Loại hợp đồng này được các bên dùng để thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hay là chấm dứt quyền nghĩa vụ. Quy trình của hợp đồng điện tử được thực hiện theo tạo lập, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng các phương pháp điện tử. Về tính pháp lý, mọi điều khoản trong hợp đồng điện tử có giá trị tương đương với hợp đồng truyền thống trên giấy. Vậy nên, bất kể khoảng cách địa lý là bao xa, bạn vẫn có thể dễ dàng cùng đối tác ký kết hợp đồng điện tử, dù có khác biệt về khoảng cách địa lý thì bạn vẫn có thể hợp tác với bất kỳ đối tác nào.
Hiện nay, người dùng sử dụng các phần mềm hợp đồng điện tử có thể dễ dàng trong việc đặt các vị trí ký số khác nhau trên cùng một văn bản, trên trang mong muốn đại diện cho nhiều cá nhân hoặc tổ chức tùy theo.
Sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử mang đến rất nhiều lợi ích thiết thực
Sự phổ biến của các phần mềm hợp đồng điện tử đã chứng minh được những lợi ích vượt trội mà nó mang lại cho người sử dụng. Cụ thể như sau:
- Tiết kiệm thời gian, chi phí
Bằng việc sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử, mọi thao tác từ tạo lập, duyệt, ký kết, gửi và nhận hợp đồng sẽ được xác thực qua internet vô cùng nhanh chóng. Điều này giúp tối ưu tối đa thời gian và chi phí in ấn, quản lý, lưu trữ, chuyển phát hợp đồng. Bên cạnh đó, phần mềm cũng góp phần tiết kiệm chi phí cho xã hội, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp bởi những thủ tục nhanh chóng, chính xác và minh bạch.
Ngoài ra, chỉ trong thời gian ngắn người dùng phần mềm có thể ký hợp đồng không giới hạn số lượng, nhờ đó đẩy nhanh quá trình ký hợp đồng.
- Giao kết hợp đồng dễ dàng, nhanh gọn
Với phần mềm hợp đồng điện tử, quy trình giao kết hợp đồng có thể được rút ngắn tối đa chỉ với 3 bước đơn giản là đọc hợp đồng, chỉnh sửa (nếu có) và ký, đồng thời vẫn đảm bảo được lợi ích của các bên tham gia.
- Đầy đủ tính pháp lý như hợp đồng truyền thống
Hợp đồng điện tử có đầy đủ tính pháp lý và được pháp luật công nhận: Luật giao dịch điện tử 2005, Luật Lao động 2019, Luật thương mại, Thông tư số 06/2015/TT-BTTTT,…Vì thế, doanh nghiệp sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử có thể hoàn toàn yên tâm về tính hợp pháp của phần mềm.
- Ký kết mọi lúc, mọi nơi, mọi thiết bị
Kể cả không gặp mặt trực tiếp đối tác, doanh nghiệp vẫn có thể ký kết hợp đồng dễ dàng trên mọi thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng… Phần mềm cung cấp tính năng cổng ký tiện dụng, tích hợp với mọi loại chữ ký số từ USB token, chữ ký số tập trung HSM, chữ ký số từ xa, chữ ký điện tử bằng hình ảnh, chữ ký trực tiếp…
- Hệ thống lưu trữ an toàn, bảo mật
Người dùng hoàn toàn có thể yên tâm bởi các biện pháp bảo mật 24/7, chống tấn công và mất mát dữ liệu, đồng thời thông tin được lưu trữ tại trung tâm dữ liệu đạt chuẩn để đảm bảo chất lượng và an ninh thông tin của người sử dụng. Hệ thống điện toán đám mây bảo mật cao giúp cho doanh nghiệp tránh được những rủi ro trong mất hỏng, cháy, thất lạc… đồng thời việc tra cứu thông tin hợp đồng cũng dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Review top 5+ phần mềm hợp đồng điện tử cần thiết cho doanh nghiệp hiện nay
Thay vì sử dụng phương thức hợp đồng giấy truyền thống, nhiều doanh nghiệp đã chuyển đổi số sử dụng hợp đồng điện tử thay thế. Đây là nhu cầu và cũng là xu thế chung của tương lai. Nếu bạn vẫn còn những băn khoăn về việc tìm hiểu và lựa chọn một phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp của mình, đừng bỏ qua top phần mềm hợp đồng điện tử được chúng tôi gợi ý dưới đây.
– Phần mềm hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT
Phần mềm hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT được nghiên cứu và phát triển bởi Công ty Cổ phần Công nghệ Tin học EFY Việt Nam. Phần mềm giúp giải quyết bài toán số hoá quy trình ký kết hợp đồng giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, doanh nghiệp với đối tác, doanh nghiệp với cá nhân, xây dựng doanh nghiệp không giấy tờ. Sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT, doanh nghiệp có thể thực hiện toàn bộ quy trình ký hợp đồng trên cùng một nền tảng số tối ưu vận hành, nâng cao trải nghiệm khách hàng, từ đó tiết kiệm đến 90% chi phí và thời gian. Hiện nay, người dùng có thể sử dụng EFY-eContract trên nhiều thiết bị khác nhau, đồng thời phần mềm có hỗ trợ giao diện cho cả Desktop và Mobile.
Ưu điểm của phần mềm:
- Người dùng được hỗ trợ quản lý hợp đồng, lập hợp đồng trực tuyến. Đồng thời có thể lựa chọn các mẫu hợp đồng có sẵn tự động để tiết kiệm thời gian tạo hợp đồng mới.
- Giao diện đơn giản, thiết kế khoa học, dễ sử dụng.
- Quản lý trực tuyến, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu và lập báo cáo giúp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, lưu kho.
- Hỗ trợ người dùng với mọi loại ký số như Chữ ký số Token, chữ ký số HSM, OTP mail, OTP SMS…
- Không giới hạn số lượng hợp đồng gửi trong 1 lần gửi. Người dùng cũng có thể ký đồng loạt nhiều hợp đồng chỉ với chưa tới 1 phút.
- Phần mềm có chức năng kiểm soát, tránh sai sót trong quá trình tạo lập, trình và ký hợp đồng.
Ngoài ra, việc tích hợp với những phần mềm quản trị nhân sự giúp cho người dùng thuận tiện tạo lập, tra cứu, lập báo cáo giải trình về những hợp đồng ngay trên phần mềm quản trị nhân sự đang được sử dụng. Đồng thời mạng lưới hệ thống bảo mật thông tin tân tiến, mã hóa và bảo mật thông tin tối đa sẽ khiến người dùng phần mềm EFY-eContract vô cùng yên tâm.
– Phần mềm Hợp đồng điện tử FPT.eContract
FPT.eContract là phần mềm giúp giải quyết bài toán số hóa quy trình ký kết hợp đồng giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, doanh nghiệp với đối tác, doanh nghiệp với cá nhân.
Lợi ích của phần mềm:
- Thực hiện toàn bộ quy trình từ khởi tạo hợp đồng, xác định vai trò ký, ký kết và lưu trữ, quản lý hợp đồng trên cùng một nền tảng số, đồng thời không giới hạn số lượng hợp đồng cùng chỉ trong thời gian ngắn.
- Tạo luồng ký tự động phù hợp tùy theo nhu cầu doanh nghiệp.
- Áp dụng với mọi loại mô hình doanh nghiệp, hợp đồng, tài liệu, chứng nhận điện tử.
- Chữ ký số CA Cloud được tích hợp và sử dụng được với tất cả thiết bị USB Token.
- Cho phép ký không giới hạn, ký theo lô.
– Phần mềm Hợp đồng điện tử CyberSign
CyberSign là phần mềm quản lý quy trình ký văn bản nội bộ, quy trình ký kết hợp đồng giữa doanh nghiệp và đối tác trên nền tảng đám mây. Đây được xem là công cụ làm việc từ xa hữu hiệu và là trợ thủ đắc lực cho các giao dịch trực tuyến không tiếp xúc của tổ chức, doanh nghiệp.
Ưu điểm của phần mềm:
- Khởi tạo hệ thống tổ chức nhanh chóng, doanh nghiệp có thể tạo ra các nhóm phân loại để dễ dàng xử lý công việc cũng như quản lý
- Đa phương thức ký duyệt như: Ký ảnh (ký điện tử), Chữ ký số USB Token, Chữ ký số HSM
- Hỗ trợ đa nền tảng: Người dùng có thể đăng nhập phần mềm CyberSign bằng thiết bị điện tử khác nhau như: máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng…
- Đảm bảo an toàn thông tin bằng việc lưu trữ bảo mật trong vòng 10 năm trên hệ thống và trên điện toán đám mây, an toàn tuyệt đối.
– Phần mềm hợp đồng điện tử Onsign
Phần mềm Hợp đồng điện tử Onsign là một trong những cái tên đi tiên phong trên thị trường với nhiều tính năng văn minh, có ích, được doanh nghiệp đánh giá cao.
Ưu điểm của phần mềm:
- Hỗ trợ đa dạng loại hợp đồng như hợp đồng điện tử hay hợp đồng thương mại… Đồng thời vẫn đảm bảo tính pháp lý, tuân thủ quy định của pháp luật.
- Bằng tính năng phân loại, quản lý hợp đồng điện tử, giúp việc, người dùng có thể thực hiện thao tác tìm kiếm, tra cứu đơn giản nhanh chóng.
- Tích hợp với các phần mềm khác như phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm thống kê…
- Có độ bảo mật thông tin cao, người dùng có thể phân quyền truy cập để bảo mật dữ liệu.
- Người dùng có thể phân luồng ký, thứ tự ký. Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đến các bên liên quan.
Phần mềm hợp đồng điện tử VNPT eContract
Phần mềm Hợp đồng điện tử VNPT eContract nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp giao kết hợp đồng bằng phương tiện điện tử. Sử dụng phần mềm có thể giúp người sử dụng tiết kiệm chi phí giao dịch, thời gian giao dịch, đồng thời dễ dàng hơn khi tiếp xúc với khách hàng và thị trường nhiều nơi.
Lợi ích của phần mềm:
- Lưu trữ hợp đồng an toàn, tin cậy và minh bạch.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí khi ký hợp đồng bởi khả năng lưu trữ, tìm kiếm, tra cứu thông tin hồ sơ hợp đồng dịch vụ nhanh chóng.
- Tiết kiệm nguồn lực như nhân lực kiểm soát, quản trị, hành chính đồng thời tăng năng suất lao động.
Trên đây là gợi ý về top 5 phần mềm hợp đồng điện tử chất lượng và được nhiều người sử dụng nhất hiện nay. Hợp đồng điện tử hứa hẹn sẽ trở thành xu hướng trong tương lai. Các doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.
Các từ khoá tìm kiếm liên quan đến top phần mềm hợp đồng điện tử
- Phần mềm hợp đồng điện tử
- Phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí
- Hợp đồng điện tử
- Giải pháp hợp đồng điện tử
- Hệ thống quản lý hợp đồng
- Cách tạo hợp đồng điện tử
- Dịch vụ hợp đồng điện tử
