Điền số thứ tự trong Excel là một trong những hoạt động cơ bản nhất khi chúng ta sử phần mềm office này. Bên cạnh những cách điền số thứ tự đơn giản, thuthuatpc.vn sẽ hướng dẫn các bạn thêm những cách điền số thứ tự trong Excel nâng cao khác. Áp dụng trong những trường hợp cột đánh số bị chèn bởi hàng trống, không có giá trị.
Xem thêm >> Cách Chuyển Hàng Thành Cột Trong Excel
Cách điền số thứ tự trong Excel bằng con trỏ chuột
Đây là cách điền số thứ tự trong excel đơn giản và được áp dụng nhiều nhất trong quá trình học tin học cơ bản. Áp dụng với những bảng tính mà các hàng liền kề nhau.
Để thực hiện điền số thứ tự, chúng ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tại phần cột số thứ tự trong bảng, nhập số thứ tự cho hai ô đầu tiên. Bôi đen 2 ô đầu tiên.
Bước 2: Đặt con trỏ chuột vào góc cuối bên phải ô STT là 2. Sau đó nhấn giữ chuột trái, kéo đến hết nơi bạn muốn kết thúc đánh số.
Đây là kết quả khi điền số thứ tự bằng con trỏ chuột:
Bên cạnh việc đánh số theo thứ tự, chúng ta có thể đánh số theo những quy luật nhất định bằng con trỏ chuột như đánh từ số bất kỳ, đánh theo số chẵn, đánh theo số lẻ, các số cách nhau 1 đơn vị nào đó… Quy luật cho các số thứ 3 trở đi thì phụ thuộc vào 2 số đầu.
Cách điền số thứ tự trong Excel bằng công thức
Để thực hiện cách dùng công thức, chúng ta thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Nhập số vào hàng đầu tiên trong cột STT. Tại hàng thứ 2 của cột STT, chúng ta nhập công thức = địa chỉ hàng đầu tiên của cột STT + khoảng cách số.
Ví dụ với bảng của thuthuatpc.vn:
- Tại A6, điền số 1
- A7 công thức sẽ là =A6+1
Với A6 là địa chỉ ô đầu tiên, 1 là khoảng cách cách số
- Sau đó nhấn Enter.
Bước 2: Sau khi nhấn Enter, các bạn bôi đen ô thứ 2 rồi kéo chuột như cách kéo chuột ở cách 1 nhé. Chú ý là chỉ bôi đen ô thứ 2 thôi, bôi đen cả ô thứ nhất sẽ cho ra kết quả sai.
Kết quả:
Ngoài ra với khoảng cách các số là 1, các bạn cũng có thể linh hoạt trong sử dụng khoảng cách. Ví dụ như kiểu này:
- Không còn là A6+1 mà là A6+4
Cách điền số thứ tự trong Excel bằng hàm SEQUENCE
Lưu ý: Với các phiên bản Excel 2019 trở xuống các phiên bản thấp hơn, Excel không có hàm này. Chức năng SEQUENCE chỉ khả dụng với đăng ký Microsoft 365.
Hàm SEQUENCE giúp chúng ta tạo danh sách các số trong một mảng lớn.
Công thức của hàm SEQUENCE như sau:
= SEQUENCE(số_hàng; [số_cột]; [số_bắt_đầu]; [công_sai])
Tuy nhiên, với việc sử dụng hàm SEQUENCE để đánh số thứ tự, chúng ta chỉ cần áp dụng hàm một cách đơn giản như sau: = SEQUENCE(số hàng cần đánh số)
Ví dụ, số hàng cần đánh là 9. Tại ô bắt đầu đánh số, chúng ta ghi công thức =SEQUENCE(9) rồi nhấn Enter là được.
Kết quả cho ra như thế này:
Hoặc nâng cao hơn: Chúng ta đánh số 9 hàng, với 1 cột là cột STT, số bắt đầu từ 5 và công sai (hay chính là khoảng cách giữa các số) là 5.
Chúng ta ghi hàm như sau =SEQUENCE(9;1;5;5). Và kết quả trả ra là:
Cách điền số thứ tự trong Excel bằng Fill
Cách này tương tự như cách 1 nhưng thay vì sử dụng trỏ chuột, chúng ta sử dụng công cụ.
Bước 1: Đánh số thứ tự cho hàng đầu trong cột STT. Tại Home > Fill > Series…
Bước 2: Xuất hiện hộp Series. Tại đây:
Series in:
- Rows ( đánh số theo hàng)
- Columns ( đánh số theo cột)
Type ( kiểu đánh)
- Linear: Đánh số theo kiểu tăng dần.
- Growth: Kiểu lũy tiến.
- Date: Kiểu ngày tháng.
- Auto Fill: Kiểu tự động điền ( với kiểu này, thì tại bước 1 các bạn phải bôi đen khoảng cần đánh số nhé! )
Step Value: giá trị bước ( hay chính là khoảng cách)
Stop Value: giá trị kết thúc
Với ví dụ đánh số đơn giản: Chúng ta đánh số từ số 1, bước giữa các số là 1 và giá trị kết thúc là 10. Thì điền thông tin như trong bảng dưới này.
Kết quả cho ra:
Nâng cấp hơn như bảng dưới này:
Chúng ta làm như sau: Nhập số 1 vào hàng đầu tiên của cột STT. Tại bảng Series, số bước sẽ là 5 và giá trị kết thúc là 20. Vậy từ 1 đến 20, bắt đầu từ số 1 sẽ có 4 khoảng cách nhau 5 bước.
Cách điền số thứ tự trong Excel bằng hàm SUBTOTAL lồng với IF
Cách này áp dụng khi chúng ta điền số các hàng trong cột STT mà giữa đó là các hàng trống như này:
Để khắc phục, chúng ta sử dụng hàm SUBTOTAL lồng với IF.
- Hàm IF (logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]. Đây là hàm đơn giản và quá quen thuộc. thuthuatpc.vn sẽ không đề cập sâu đến hàm này.
- Hàm SUBTOTAL (function_num, ref1, [ref2],…)
Hàm có nhiệm vụ để tính tổng phụ trong danh sách hoặc cơ sở dữ liệu.
Trong đó:
Function_num: con số xác định chức năng thực hiện. bao gồm 2 loại sau:
- 1 -11 bỏ qua các ô đã được lọc ra, nhưng để lại các hàng được ẩn thủ công.
- 101 – 111 bỏ qua các ô ẩn – đã lọc ra và ẩn thủ công.
Ref1, Ref2, …: 1 hoặc nhiều ô, hoặc dãy ô để tính tổng phụ. Cần phải có Ref 1, từ Ref 2 đến 254 là tuỳ chọn.
Lưu ý: vì có hàm SUBTOTAL nên cách này chỉ đánh số được trên cột, không đánh số trên hàng.
Dưới đây là danh sách chức năng của thành phần trong hàm SUBTOTAL:
Với cách điền số thứ tự trong Excel bằng hàm này, các bạn không cần phải nhớ nhiều.
Để thực hiện điền số thứ tự với các khoảng trống xen lẫn, các bạn có hàm lồng ghép như sau:
=IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; SUBTOTAL(function_num; ref1;…))
Áp dụng cụ thể trong công thức như sau:
=IF(B6=””,””,SUBTOTAL(3,$B$6:B6))
Giải thích công thức:
- IF(B6=””,””,: Nếu ô chủ đề (cột B) là rỗng thì sẽ lấy giá trị STT là rỗng.
- SUBTOTAL(3,$B$6:B6): Nếu không rỗng sẽ dùng hàm SUBTOAL đếm số ô không trống.
+ Function_num = 3: sử dụng cách tính là COUNTA: đếm số ký tự phát sinh.
+ Ref1 = $B$6:B6 : sử dụng đếm ký tự phát sinh trong khoảng B6:B6, trong đó ô B6 được cố định.
- Phải cố định ô B6, nếu không trong quá trình sử dụng sẽ sai. Bởi vì ô B6 được xem là số thứ tự 1, để các số nối tiếp phía sau đúng thì ô B6 không được thay đổi. Để cố định B6 chúng ta nhấn 1 lần F4. Ô B6 cố định là $B$6.
Bước 1: Tại ô A6 nhập công thức =IF(B6=””,””,SUBTOTAL(3,$B$6:B6)). Sau đó nhấn Enter.
Bước 2: Từ ô A6, kéo con trỏ chuột đến vị trí kết thúc điền số thứ tự. Chúng ta được kết quả như sau:
Xem thêm >> Cố Định Công Thức Trong Google Sheets
Tạm kết
Như vậy, thuthuatpc.vn đã hướng dẫn các bạn 5 cách điền số thứ tự trong Excel, mỗi cách đều có hướng dẫn từ cơ bản đến nâng cao. Bên cạnh sử dụng với Excel, các bạn có thể áp dụng với trang tính Google Sheets.
Hy vọng bài viết hữu ích với các bạn!
Các từ khoá tìm kiếm liên quan
- Cách đánh số thứ tự không liên tục trong Excel
- Cách đánh số thứ tự theo điều kiện
- Hàm đánh số thứ tự theo nhóm trong Excel
- Cách đánh số thứ tự trong Excel khi xóa dòng
